Cuando se trata de trámites legales y apostillas, uno de los errores más comunes es confundir conceptos que, aunque relacionados, no son lo mismo. Dos de los más frecuentes son la copia certificada legalizada y la legalización.
En este artículo te explicamos de forma sencilla en qué consiste cada uno, quién los emite y cuándo necesitas cada trámite.
¿Qué es una copia certificada?
La copia certificada es una reproducción fiel de un documento original, validada por una autoridad competente.
Puede emitirse por:
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📌 Registro Civil
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📌 Registro Principal
Copia certificada por Registro Civil
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Se emite directamente en el Registro Civil.
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Para poder legalizarla, debe presentarse posteriormente en el Registro Principal.
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En algunos casos, estas copias pueden pasar directamente a apostilla si la firma del registrador está registrada en el SLAE.
¿Qué es una copia certificada legalizada?
La copia certificada legalizada se solicita directamente en el Registro Principal.
Aspectos importantes:
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No todas las actas reposan en el Registro Principal.
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Si el documento no aparece allí, deberá solicitarse primero en el Registro Civil.
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Este trámite se entrega en formato digital (PDF).
Este tipo de copia ya incluye el paso de legalización, por lo que ahorra tiempo en algunos procesos.
¿Qué es la legalización de un documento?
La legalización es el proceso mediante el cual se legitima la firma de la autoridad que aparece en un documento público.
Se realiza:
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En el Registro Principal del estado al que corresponda el documento.
¿Para qué sirve la legalización?
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Es el paso previo obligatorio a la apostilla.
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Permite que el documento tenga validez ante instancias internacionales.
📄 Es un trámite mixto:
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Se presenta el documento original.
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La legalización se recibe posteriormente en el correo electrónico en formato PDF.
Registro Principal: pieza clave del proceso
El Registro Principal es el ente encargado de:
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Emitir copias certificadas legalizadas.
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Legalizar documentos.
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Validar firmas de autoridades públicas.
Sin este paso, no es posible avanzar hacia la apostilla en la mayoría de los casos.
Conclusión
Aunque suelen confundirse, la copia certificada, la copia certificada legalizada y la legalización son trámites distintos, cada uno con su función específica dentro del proceso legal.
Conocer la diferencia te permite:
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Evitar errores.
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Ahorrar tiempo.
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Preparar correctamente tus documentos para apostilla.
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